B2B – wygoda czy ryzyko dla pracodawcy?

Podstawowe różnice prawne pomiędzy B2B a umową o pracę

Zawarcie kontraktu B2B oznacza, że strony stosują przepisy Kodeksu cywilnego, a nie Kodeksu pracy. Z pozoru prosta zmiana rodzaju umowy ma poważne skutki prawne. Przede wszystkim osoba pracująca na podstawie kontraktu B2B nie podlega normom czasu pracy, nie ma prawa do płatnych urlopów ani do wynagrodzenia za nadgodziny. Przedsiębiorca nie jest zobowiązany do prowadzenia teczki osobowej ani do przestrzegania przepisów o ochronie trwałości stosunku pracy. Przykładową kalkulację kosztów i wynagrodzenia w tym modelu można przeprowadzić, korzystając z narzędzia online, takich jak Kalkulator B2B.

Odpowiedzialność osoby świadczącej usługi na podstawie umowy cywilnoprawnej może zostać rozszerzona. Podczas gdy pracownik etatowy odpowiada za szkodę maksymalnie do trzykrotności wynagrodzenia, kontrahent B2B może ponosić odpowiedzialność w pełnej wysokości. Daje to firmie szersze możliwości dochodzenia roszczeń, ale jednocześnie wymaga starannego przygotowania samej umowy.

Pozorne samozatrudnienie – kiedy kontrakt cywilny staje się etatem?

Z formalnego punktu widzenia, umowa B2B jest umową między dwoma niezależnymi podmiotami gospodarczymi. W praktyce jednak to nie treść dokumentu, lecz sposób wykonywania obowiązków decyduje o tym, czy dana współpraca nie jest w rzeczywistości stosunkiem pracy. Zgodnie z art. 22 § 1 Kodeksu pracy, o istnieniu stosunku pracy świadczy podporządkowanie pracownika, osobiste świadczenie pracy, jej odpłatność oraz wykonywanie zadań w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę.

ZUS, PIP, a także sądy coraz częściej analizują zapisy samej umowy, ale również organizację pracy w firmie. Jeśli „kontraktor” musi codziennie przychodzić do biura w godzinach 9:00–17:00, wykonuje polecenia przełożonego i nie może powierzyć zleconych zadań innemu wykonawcy, ryzyko rekwalifikacji rośnie. Dodatkowym sygnałem ostrzegawczym jest sytuacja, gdy osoby na umowie B2B wykonują dokładnie te same zadania co pracownicy zatrudnieni na etacie. W takim przypadku kontrolerzy mogą uznać, że różnica między B2B a stosunkiem pracy jest wyłącznie pozorna.

Konsekwencje takiej decyzji są dla firmy bardzo dotkliwe. Przekwalifikowanie oznacza obowiązek zapłaty zaległych składek ZUS zarówno po stronie „pracodawcy”, jak i „pracownika” wraz z odsetkami, a także uregulowania świadczeń pracowniczych, takich jak wynagrodzenie za nadgodziny czy ekwiwalent za niewykorzystany urlop. W przypadku dużej liczby zakwestionowanych kontraktów może to zagrozić płynności finansowej przedsiębiorstwa.

Jak zabezpieczyć się w umowie B2B? Klauzule i zapisy ochronne

1. Odpowiednio skonstruowana umowa B2B może ograniczyć ryzyko uznania jej za stosunek pracy. W praktyce ważne są takie zapisy, które potwierdzają samodzielność i niezależność wykonawcy. Jednym z najważniejszych elementów jest klauzula zastępstwa, umożliwiająca kontrahentowi powierzenie wykonania usługi innej osobie. Nawet jeśli wymaga to uprzedniej zgody zamawiającego. Taki zapis świadczy o braku obowiązku osobistego świadczenia pracy, wykluczającego stosunek pracy.
2. Kolejnym istotnym elementem jest brak narzucenia miejsca i czasu świadczenia usług. W umowie powinno znaleźć się sformułowanie, że wykonawca samodzielnie ustala, kiedy i gdzie wykonuje powierzone zadania, a komunikacja i nadzór odbywają się wyłącznie w zakresie potrzebnym do prawidłowego wykonania umowy.
3. Warto również wprowadzić kary umowne za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązań, naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych czy tajemnicy przedsiębiorstwa. Takie rozwiązania, choć niedopuszczalne w stosunku pracy, są całkowicie legalne w umowach cywilnoprawnych. Zabezpieczają one interes firmy, a jednocześnie podkreślają cywilny charakter współpracy.
4. Na koniec należy unikać określeń i mechanizmów typowych dla stosunku pracy, takich jak „urlop wypoczynkowy” czy „lista obecności”. W przypadku konieczności zapewnienia wykonawcy płatnych przerw w pracy należy używać sformułowań typu „przerwa w świadczeniu usług z zachowaniem prawa do wynagrodzenia”. Taka redakcja minimalizuje ryzyko uznania, że chodzi o urlop pracowniczy.

Koszty, ryzyka i pułapki – czy B2B zawsze się opłaca?

Z punktu widzenia pracodawcy kontrakt B2B może wydawać się korzystniejszy finansowo niż klasyczna umowa o pracę. W przypadku B2B firma nie ponosi kosztów składek ZUS, wpłat do PPK ani administracyjnej obsługi zatrudnienia. Ogranicza się zwykle do zaksięgowania jednej faktury miesięcznie. W efekcie całkowity koszt współpracy jest niższy, nawet jeśli kontrahent otrzymuje wyższe wynagrodzenie „na rękę”.

Jednak pozorna oszczędność może okazać się bardzo kosztowna, jeśli kontrakt zostanie zakwestionowany. Dla przykładu, jeśli ZUS uzna, że dana relacja miała charakter stosunku pracy, firma będzie musiała zapłacić zaległe składki (łącznie za pracodawcę i pracownika) z odsetkami, a także pokryć świadczenia należne z tytułu zatrudnienia. To oznacza konieczność wypłaty wynagrodzenia za nadgodziny, ekwiwalentu za urlop, a w niektórych przypadkach również odprawy. Przy większej skali może to prowadzić do poważnych problemów finansowych, a nawet zagrożenia wypłacalności.

Dlatego decyzja o przejściu na model B2B nie powinna być podejmowana wyłącznie z uwagi na niższe koszty. Ważniejsze jest odpowiednie przygotowanie umowy oraz rzeczywiste zorganizowanie współpracy w sposób odmienny od stosunku pracy. Nawet najlepszy dokument nie ochroni firmy, jeśli w praktyce wykonawca będzie traktowany jak pracownik etatowy.

Podpisanie kontraktu B2B nie wystarczy, by uniknąć obowiązków związanych z zatrudnieniem. Liczy się faktyczny sposób współpracy. Jeśli wykonawca jest podporządkowany, pracuje w ustalonych godzinach, osobiście i na warunkach przypominających etat, ZUS może uznać umowę za pozorne samozatrudnienie. Dlatego podstawowym krokiem jest odpowiednie sformułowanie zapisów umowy, ale także realne zapewnienie kontrahentowi swobody działania, innego trybu pracy oraz samodzielności decyzyjnej.